Archivrecht
Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche
(Kirchliche Archivordnung - KAO) Vom 21.02.2014 (ABl. 2014, Nr. 4, S. 220-229), geändert am 01.10.2015 (ABl. 2015, Nr. 10, S. 395) mit Wirkung vom 01.11.2015 PräambelDie römisch-katholische Kirche ordnet und verwaltet innerhalb der Schranken des für alle geltenden Gesetzes (Art. 140 GG i. V. m. Art. 137 Absatz 3 WRV) ihre Angelegenheiten und damit auch ihr Archivwesen selbstständig. Die Archive der katholischen Kirche dokumentieren das Wirken der Kirche und erfüllen als Gedächtnis der Kirche sowie der Gesellschaft und als Teil ihrer Kulturgüter eine wichtige pastorale Funktion. Sie dienen der Erforschung der Geschichte der Kirche, ihrer Verwaltung und der Rechtssicherung. Im Interesse der geschichtlichen Wahrheit werden die kirchlichen Archive nach Maßgabe dieser Anordnung für eine Nutzung geöffnet. § 1Geltungsbereich(1) Diese Anordnung gilt unbeschadet der Bestimmungen des gesamtkirchlichen Rechts für die Archivierung von Unterlagen aller kirchlicher Rechtsträger und deren Einrichtungen, unabhängig von ihrer Rechtsform, im Gebiet der (Erz-)Diözese, insbesondere der (Erz-)Diözese selbst, der Pfarreien, der Kirchengemeinden und Kirchenstiftungen, der Verbände von Pfarreien und Kirchengemeinden sowie des Diözesancaritasverbandes und seiner Gliederungen. (2) Sofern der Diözesanbischof für die Institute des geweihten Lebens (Ordensinstitute und Säkularinstitute) diözesanen Rechts und die Gesellschaften des apostolischen Lebens diözesanen Rechts eine eigene Archivordnung in Kraft setzt, sind diese vom Geltungsbereich ausgenommen. (3) Diese Anordnung gilt auch für die Archivierung von Unterlagen, die kirchliche Archive von anderen als den anbietungspflichtigen Stellen oder von natürlichen oder juristischen Personen übernehmen. (4) Diese Anordnung gilt für den Deutschen Caritasverband entsprechend. § 2Verhältnis zu KDO und anderen Rechtsvorschriften, Löschungssurrogat(1) Diese Anordnung ist zugleich eine besondere kirchliche Rechtsvorschrift in Bezug auf personenbezogene Daten nach § 1 Absatz 3 der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO) in der jeweils geltenden Fassung, die den Vorschriften der KDO vorgeht. (2) Enthalten besondere kirchliche oder staatliche Rechtsvorschriften im Sinne des § 1 Absatz 3 KDO im Verhältnis zu dieser Anordnung anders lautende Regelungen, so gehen diese den Regelungen dieser Anordnung vor, wenn sie einen ausdrücklichen Hinweis auf ihren Vorrang enthalten. Fehlt ein solcher Hinweis, gelten die Regelungen dieser Anordnung, soweit der Ortsordinarius nicht eine abweichende Entscheidung trifft. (3) Die ordnungsgemäße Archivierung von gemäß § 6 Absatz 5 Satz 1 anzubietenden und zu übergebenden Unterlagen ersetzt die nach der KDO oder anderen kirchlichen oder staatlichen Rechtsvorschriften erforderliche Löschung, wenn die Archivierung so erfolgt, dass Persönlichkeitsrechte des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. § 3Begriffsbestimmungen(1) Kirchliche Archive im Sinne dieser Anordnung sind alle Archive, die von den in § 1 Absatz 1 genannten Stellen unterhalten werden und die mit der Archivierung von in erster Linie dort entstandenen Unterlagen sowie der Unterlagen ihrer Rechtsvorgänger betraut sind. Sie sind als „historische Archive“ im Sinne des can. 491 § 2 CIC zu verstehen. (2) Unterlagen im Sinne dieser Anordnung sind analog oder digital vorliegende Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige Aufzeichnungen unabhängig von ihrer Speicherungsform sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für Erhaltung, Verständnis und Nutzung dieser Informationen notwendig sind. (3) Archivgut sind alle in das Archiv übernommenen archivwürdigen Unterlagen. (4) Archivwürdig sind Unterlagen, die das Wirken der Kirche dokumentieren, der Rechtssicherung dienen oder von bleibendem Wert für Wissenschaft, Forschung oder die kirchliche Bildungsarbeit sind. (5) Archivierung beinhaltet die Erfassung, Bewertung und Übernahme von Unterlagen sowie die sachgemäße Verwahrung, Ergänzung, Sicherung, Erhaltung, Instandsetzung, Erschließung (Ordnung und Verzeichnung), Erforschung, Veröffentlichung von Archivgut und dessen Bereitstellung für die Nutzung. (6) Anbietungspflichtige Stelle ist innerhalb der in § 1 Absatz 1 genannten Einrichtungen und Rechtsträger jeweils die für die Anbietung zuständige Organisationseinheit. § 4Archivierungspflicht(1) Alle in § 1 Absatz 1 genannten Stellen sind verpflichtet, ihre Unterlagen zu archivieren. (2) Sie erfüllen diese Archivierungspflicht durch
1. Errichtung und Unterhalt eigener Archive oder Übertragung auf eine für Archivierungszwecke geschaffene Gemeinschaftseinrichtung oder
2. Übergabe ihres Archivgutes zur Archivierung an das Diözesanarchiv oder nach Maßgabe von § 12 Absatz 2 an ein anderes kirchliches Archiv. § 5Aufgaben der kirchlichen Archive(1) Die Archive archivieren Unterlagen aus ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich. (2) Die Archive können auch Archivgut von anderen Stellen oder von natürlichen oder juristischen Personen übernehmen, an dessen Archivierung ein kirchliches Interesse besteht. (3) Die Archive können Sammlungen anlegen, soweit dies in Ergänzung der archivierten Unterlagen der Dokumentation kirchlicher Tätigkeit dient. (4) Die Archive leisten im Rahmen ihrer Möglichkeiten Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere durch Publikationen und Ausstellungen, durch Anleitung zur Arbeit mit Archivgut und durch Zusammenarbeit mit Einrichtungen der Bildung und der Wissenschaft sowie den Medien. § 6Anbietung und Übernahme(1) Die in § 1 Absatz 1 genannten Stellen haben den zuständigen kirchlichen Archiven unaufgefordert alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Die Entscheidung, wann Unterlagen zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden, liegt nach Maßgabe von Absatz 2 bei der anbietungspflichtigen Stelle. Die Anbietung erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der geltenden kirchlichen oder staatlichen Aufbewahrungsfristen. (2) Alle Unterlagen sind spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung beziehungsweise nach Schließung der Akte oder Erledigung des Geschäftsvorfalls dem zuständigen Archiv anzubieten, sofern kirchliche oder staatliche Rechtsvorschriften keine längeren Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen vorsehen. (3) Elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, sind in bestimmten Abständen ebenfalls zur Archivierung anzubieten. (4) Den zuständigen Archiven ist auf Verlangen zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in die Unterlagen, die dazu gehörigen Hilfsmittel sowie die ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Information und deren Nutzung notwendig sind, zu gewähren. (5) Anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen mit personenbezogenen Daten, die aufgrund datenschutzrechtlicher oder vergleichbarer Bestimmungen gelöscht werden müssten oder gelöscht werden könnten; Unterlagen mit personenbezogenen Daten, deren Speicherung bereits unzulässig war, sind besonders zu kennzeichnen. Für alle Unterlagen mit personenbezogenen Daten gelten besondere Sicherungsverpflichtungen, insbesondere im Hinblick auf § 7 Absatz 2, § 8 Absatz 3 und Absatz 6 sowie § 9 Absatz 3. In diesem Fall ersetzt die Archivierung die sonst erforderliche Löschung. (6) Anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen, die im Rahmen einer seelsorglichen Tätigkeit oder Beratung entstanden sind. Anzubieten und zu übergeben sind ferner Unterlagen, die als vertraulich oder geheim eingestuft sind. Die Verpflichtung zur Wahrung des Beichtgeheimnisses oder anderer gesetzlicher Geheimhaltungspflichten bleiben unberührt. (7) Die Archive legen die Modalitäten der Anbietung von Unterlagen im Einvernehmen mit den anbietungspflichtigen Stellen fest. (8) Über die Archivwürdigkeit entscheidet das zuständige Archiv unter Zugrundelegung fachlicher Kriterien nach Anhörung der anbietenden Stelle. Als archivwürdig bewertete Unterlagen werden innerhalb eines Jahres dem Archiv übergeben. (9) Wird über angebotene Unterlagen nicht innerhalb eines Jahres vom zuständigen Archiv entschieden, entfällt die Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung. Dem Anbieter obliegt es, ebenso wie im Fall von nicht archivwürdigen Unterlagen, die Unterlagen datenschutzgerecht zu entsorgen, wenn die einschlägigen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und weder andere Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange Betroffener entgegenstehen. § 7Verwahrung und Sicherung(1) Archivgut ist unveräußerlich. Die Möglichkeit zur Abgabe von Archivgut an andere kirchliche oder öffentliche Archive bleibt davon unberührt. (2) Archivgut ist auf Dauer zu erhalten und in jeder Hinsicht sicher zu verwahren. Die Archive haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung zu ergreifen. Für Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten oder einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen, gilt dies in besonderem Maße. Das Archivgut ist insbesondere vor unbefugtem Zugriff zu schützen und in Räumen zu verwahren, die den fachlichen Anforderungen entsprechen. (3) Rechtsansprüche Betroffener auf Löschung unzulässig gespeicherter personenbezogener Daten bleiben unberührt. Bei mehreren Betroffenen müssen alle Betroffenen einer Löschung zustimmen. Bestreitet ein Betroffener die Richtigkeit personenbezogener Daten im Archivgut und wird die Unrichtigkeit festgestellt, hat er einen Berichtigungsanspruch. (4) Eine Unterbringung in nichtkirchlichen (wie staatlichen, kommunalen oder privaten) Räumen ist nur nach Maßgabe von § 12 Absatz 2 zulässig. (5) Archivgut ist in seiner Entstehungsform zu erhalten, sofern dem keine archivfachlichen Belange entgegenstehen. Es ist nach archivfachlichen Erkenntnissen zu bearbeiten. In besonders begründeten Einzelfällen können die Archive Unterlagen, die als Archivgut übernommen wurden und deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, vernichten, wenn kirchliche Interessen oder schutzwürdige Interessen Betroffener nicht entgegenstehen. § 8Nutzung(1) Die Nutzung von Archivgut erfolgt nach Maßgabe dieser Anordnung und der auf ihrer Grundlage zu erlassenden Benutzungsordnung, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt wird. (2) Die Nutzung kann an Auflagen gebunden werden. Ein Anspruch auf eine bestimmte Form der Nutzung besteht nicht. (3) Die Nutzung ist ganz oder für Teile des Archivguts zu versagen, wenn
1. schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter, auch unter Berücksichtigung von § 9 Absatz 3, beeinträchtigt werden könnten,
2. der Erhaltungszustand des Archivguts eine Nutzung nicht zulässt,
3. eine Vorschrift über Geheimhaltung verletzt würde,
4. ein nicht vertretbarer Aufwand entstehen würde oder
5. Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Kirche gefährdet würde. (4) Gesetzliche Zugangsrechte und Vereinbarungen mit Eigentümern privaten Archivguts bleiben unberührt. (5) Betroffenen ist auf Antrag nach Maßgabe des kirchlichen Rechts (can. 487 § 2 und can. 491 § 3 CIC, § 13 KDO) und von Absatz 2 aus dem Archivgut Auskunft zu erteilen oder Einsicht in dieses zu gewähren, soweit es sich auf ihre Person bezieht. Die Entscheidung hierüber trifft das zuständige Archiv. (6) Die abliefernde Stelle bzw. ihre Funktions- und Rechtsnachfolger haben das Recht, Archivgut, das aus ihren Unterlagen gebildet wurde, zu nutzen. Dies gilt nicht für personenbezogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder gelöscht werden müssen. (7) Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet, von einem Druckwerk bzw. einer elektronischen Publikation im Sinne von § 3 Absatz 1 des Gesetzes über die Deutsche Nationalbibliothek in der jeweils geltenden Fassung, das unter wesentlicher Verwendung von Archivgut verfasst oder erstellt wurde, nach Erscheinen dem zuständigen Archiv unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich abzuliefern. § 9Schutzfristen(1) Die Schutzfristen werden ab dem Schlussdatum der jeweiligen Archivalieneinheit berechnet. (2) Die Nutzung von Archivgut, für das nachfolgend keine spezielle Regelung getroffen ist, ist zulässig nach Ablauf einer Schutzfrist von 40 Jahren. (3) Für Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), beträgt die Schutzfrist ebenfalls 40 Jahre. Sie endet jedoch nicht vor Ablauf von
1. 30 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der Letztverstorbenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv bekannt ist,
2. 120 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder der Geburt der Letztgeborenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv nicht bekannt ist,
3. 70 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes noch das Geburtsjahr der betroffenen Person oder einer der betroffenen Personen dem Archiv bekannt sind. (4) Für Archivgut, das besonderen kirchlichen oder staatlichen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, beträgt die Schutzfrist 60 Jahre. (5) Für bischöfliche Amtsakten und Nachlässe beträgt die Schutzfrist 60 Jahre. (6) Die Schutzfristen gelten nicht für solche Unterlagen, die bereits veröffentlicht wurden bzw. schon bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren. (7) Für personenbezogenes Archivgut betreffend Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sowie Personen der Zeitgeschichte gelten die Schutzfristen gemäß Absatz 3 nur, sofern deren Privatsphäre betroffen ist. (8) Die Schutzfristen gelten auch für die Nutzung durch kirchliche Stellen, sofern es sich nicht um die abliefernde Stelle handelt. § 10Verkürzung von Schutzfristen(1) Die Nutzung von Archivgut, das noch Schutzfristen unterliegt, kann in besonders begründeten Fällen auf Antrag durch den Ortsordinarius genehmigt werden, wenn
1. bei personenbezogenem Archivgut die Betroffenen schriftlich in die Nutzung eingewilligt haben, oder
2. die Nutzung zu benannten wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrnehmung rechtlichen Interesses erfolgt und dabei sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden, oder
3. dies im überwiegenden kirchlichen Interesse liegt. Bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten, deren Speicherung unzulässig war, ist eine Verkürzung von Schutzfristen unzulässig. (2) Anträge auf Verkürzung von Schutzfristen sind über das zuständige Archiv an den Ortsordinarius zu richten. Die Vorprüfung des Antrags übernimmt die Leitung des Diözesanarchivs, die ihrerseits Sachverständige beiziehen kann. Die Entscheidung des Ortsordinarius wird dem Antragsteller durch das Archiv mitgeteilt. (3) Einmal zugänglich gemachtes Archivgut ist auf begründeten Antrag unter Berücksichtigung der Voraussetzungen von Absatz 1 auch anderen Wissenschaftlern zugänglich zu machen. § 11VeröffentlichungDie Archive sind berechtigt, Archivgut sowie die dazugehörigen Findmittel unter Wahrung der schutzwürdigen Belange Betroffener und der Rechte Dritter zu veröffentlichen. § 8 Absatz 3, § 9 und § 10 gelten entsprechend. § 12Das Diözesanarchiv(1) Das Diözesanarchiv archiviert das Archivgut der (Erz-)Bischöflichen Kurie sowie der in § 1 genannten Stellen, die ihr Archivgut an das Diözesanarchiv übergeben haben. (2) Das Diözesanarchiv nimmt die Aufsicht des Diözesanbischofs über alle gemäß § 1 Absatz 1 zugeordneten kirchlichen Archive wahr. Im Rahmen dieser Fachaufsicht prüft oder veranlasst es die Prüfung der Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit der Archivierungsmaßnahmen (Art und Weise der Aufgabenerfüllung) und koordiniert im Rahmen der Geschäftsverteilung die erforderliche Einbindung weiterer Organisationseinheiten. Insbesondere bei Entscheidungen über die Unterbringung des Archivs, die Übergabe an ein anderes kirchliches Archiv, die Abgabe von Archivgut sowie bei größeren Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten und der Beauftragung ehrenamtlicher Personen ist das Diözesanarchiv gutachtlich hinzuzuziehen. Das Diözesanarchiv entscheidet, welche Instrumente der Fachaufsicht es einsetzt. (3) Das Diözesanarchiv wirkt bei der Festlegung von in der Kurie bzw. in der (Erz-)Diözese gültigen Austauschformen zur Archivierung elektronischer Dokumente mit. (4) Im Rahmen seiner Zuständigkeit berät das Diözesanarchiv die kirchliche Verwaltung bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung ihrer Unterlagen. (5) Innerhalb des Bistumsgebiets berät das Diözesanarchiv nach dem Belegenheitsprinzip in Fragen der Archivierung auch alle kirchlichen Archive, die nicht in den Geltungsbereich dieser Anordnung fallen. (6) Das Diözesanarchiv nimmt Aufgaben im Rahmen der archivarischen Aus- und Fortbildung wahr. § 13Andere kirchliche Archive(1) Andere kirchliche Archive sind die Archive der in § 1 Absatz 1 genannten Stellen mit Ausnahme des Diözesanarchivs. Sie archivieren ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit. (2) Die anderen Archive unterstehen der Fachaufsicht des Diözesanbischofs, die durch das Diözesanarchiv wahrgenommen wird. (3) Unter größtmöglicher Gewährleistung der Anforderungen dieser Anordnung können im Hinblick auf die Verhältnismäßigkeit des Aufwands gesonderte technische und organisatorische Maßnahmen nach § 14 Nr. 2 geregelt werden. Die Sicherung von Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten oder einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen, muss dabei in vollem Umfang gewährleistet bleiben. § 14ErmächtigungenDie zur Durchführung dieser Anordnung erforderlichen Regelungen trifft der Generalvikar. Er legt insbesondere fest: 1. Einzelheiten der Sicherung und Veröffentlichung sowie Nutzung des Archivguts einschließlich der für die Nutzung zu erhebenden Gebühren und Auslagen, 2. die gesonderten technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 13 Absatz 3. § 15InkrafttretenDiese Anordnung tritt am 1. März 2014 in Kraft. Gleichzeitig treten die Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche vom 05.10.1988 (veröffentlicht im Amtsblatt der Diözese Augsburg 1988, S. 709 ff.) und die Richtlinien für die Erhaltung und Verwaltung der kirchlichen Archive in Deutschland (1968) (veröffentlicht im Amtsblatt der Diözese Augsburg 1971, S. 150 ff.) außer Kraft. Augsburg, den 21. Februar 2014 Dr. Konrad Zdarsa
Bischof von Augsburg Veröffentlicht in:
Amtsblatt für die Diözese Augsburg, hrsg. vom Bischöflichen Ordinariat Augsburg,
124. Jg., Nr. 4 vom 18. März 2014, 220 - 229. Änderung veröffentlicht in:
Amtsblatt für die Diözese Augsburg, hrsg. vom Bischöflichen Ordinariat Augsburg,
125. Jg., Nr. 10 vom 1. Oktober 2015, 395.
(Kirchliche Archivordnung - KAO) Vom 21.02.2014 (ABl. 2014, Nr. 4, S. 220-229), geändert am 01.10.2015 (ABl. 2015, Nr. 10, S. 395) mit Wirkung vom 01.11.2015 PräambelDie römisch-katholische Kirche ordnet und verwaltet innerhalb der Schranken des für alle geltenden Gesetzes (Art. 140 GG i. V. m. Art. 137 Absatz 3 WRV) ihre Angelegenheiten und damit auch ihr Archivwesen selbstständig. Die Archive der katholischen Kirche dokumentieren das Wirken der Kirche und erfüllen als Gedächtnis der Kirche sowie der Gesellschaft und als Teil ihrer Kulturgüter eine wichtige pastorale Funktion. Sie dienen der Erforschung der Geschichte der Kirche, ihrer Verwaltung und der Rechtssicherung. Im Interesse der geschichtlichen Wahrheit werden die kirchlichen Archive nach Maßgabe dieser Anordnung für eine Nutzung geöffnet. § 1Geltungsbereich(1) Diese Anordnung gilt unbeschadet der Bestimmungen des gesamtkirchlichen Rechts für die Archivierung von Unterlagen aller kirchlicher Rechtsträger und deren Einrichtungen, unabhängig von ihrer Rechtsform, im Gebiet der (Erz-)Diözese, insbesondere der (Erz-)Diözese selbst, der Pfarreien, der Kirchengemeinden und Kirchenstiftungen, der Verbände von Pfarreien und Kirchengemeinden sowie des Diözesancaritasverbandes und seiner Gliederungen. (2) Sofern der Diözesanbischof für die Institute des geweihten Lebens (Ordensinstitute und Säkularinstitute) diözesanen Rechts und die Gesellschaften des apostolischen Lebens diözesanen Rechts eine eigene Archivordnung in Kraft setzt, sind diese vom Geltungsbereich ausgenommen. (3) Diese Anordnung gilt auch für die Archivierung von Unterlagen, die kirchliche Archive von anderen als den anbietungspflichtigen Stellen oder von natürlichen oder juristischen Personen übernehmen. (4) Diese Anordnung gilt für den Deutschen Caritasverband entsprechend. § 2Verhältnis zu KDO und anderen Rechtsvorschriften, Löschungssurrogat(1) Diese Anordnung ist zugleich eine besondere kirchliche Rechtsvorschrift in Bezug auf personenbezogene Daten nach § 1 Absatz 3 der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO) in der jeweils geltenden Fassung, die den Vorschriften der KDO vorgeht. (2) Enthalten besondere kirchliche oder staatliche Rechtsvorschriften im Sinne des § 1 Absatz 3 KDO im Verhältnis zu dieser Anordnung anders lautende Regelungen, so gehen diese den Regelungen dieser Anordnung vor, wenn sie einen ausdrücklichen Hinweis auf ihren Vorrang enthalten. Fehlt ein solcher Hinweis, gelten die Regelungen dieser Anordnung, soweit der Ortsordinarius nicht eine abweichende Entscheidung trifft. (3) Die ordnungsgemäße Archivierung von gemäß § 6 Absatz 5 Satz 1 anzubietenden und zu übergebenden Unterlagen ersetzt die nach der KDO oder anderen kirchlichen oder staatlichen Rechtsvorschriften erforderliche Löschung, wenn die Archivierung so erfolgt, dass Persönlichkeitsrechte des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. § 3Begriffsbestimmungen(1) Kirchliche Archive im Sinne dieser Anordnung sind alle Archive, die von den in § 1 Absatz 1 genannten Stellen unterhalten werden und die mit der Archivierung von in erster Linie dort entstandenen Unterlagen sowie der Unterlagen ihrer Rechtsvorgänger betraut sind. Sie sind als „historische Archive“ im Sinne des can. 491 § 2 CIC zu verstehen. (2) Unterlagen im Sinne dieser Anordnung sind analog oder digital vorliegende Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige Aufzeichnungen unabhängig von ihrer Speicherungsform sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für Erhaltung, Verständnis und Nutzung dieser Informationen notwendig sind. (3) Archivgut sind alle in das Archiv übernommenen archivwürdigen Unterlagen. (4) Archivwürdig sind Unterlagen, die das Wirken der Kirche dokumentieren, der Rechtssicherung dienen oder von bleibendem Wert für Wissenschaft, Forschung oder die kirchliche Bildungsarbeit sind. (5) Archivierung beinhaltet die Erfassung, Bewertung und Übernahme von Unterlagen sowie die sachgemäße Verwahrung, Ergänzung, Sicherung, Erhaltung, Instandsetzung, Erschließung (Ordnung und Verzeichnung), Erforschung, Veröffentlichung von Archivgut und dessen Bereitstellung für die Nutzung. (6) Anbietungspflichtige Stelle ist innerhalb der in § 1 Absatz 1 genannten Einrichtungen und Rechtsträger jeweils die für die Anbietung zuständige Organisationseinheit. § 4Archivierungspflicht(1) Alle in § 1 Absatz 1 genannten Stellen sind verpflichtet, ihre Unterlagen zu archivieren. (2) Sie erfüllen diese Archivierungspflicht durch
1. Errichtung und Unterhalt eigener Archive oder Übertragung auf eine für Archivierungszwecke geschaffene Gemeinschaftseinrichtung oder
2. Übergabe ihres Archivgutes zur Archivierung an das Diözesanarchiv oder nach Maßgabe von § 12 Absatz 2 an ein anderes kirchliches Archiv. § 5Aufgaben der kirchlichen Archive(1) Die Archive archivieren Unterlagen aus ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich. (2) Die Archive können auch Archivgut von anderen Stellen oder von natürlichen oder juristischen Personen übernehmen, an dessen Archivierung ein kirchliches Interesse besteht. (3) Die Archive können Sammlungen anlegen, soweit dies in Ergänzung der archivierten Unterlagen der Dokumentation kirchlicher Tätigkeit dient. (4) Die Archive leisten im Rahmen ihrer Möglichkeiten Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere durch Publikationen und Ausstellungen, durch Anleitung zur Arbeit mit Archivgut und durch Zusammenarbeit mit Einrichtungen der Bildung und der Wissenschaft sowie den Medien. § 6Anbietung und Übernahme(1) Die in § 1 Absatz 1 genannten Stellen haben den zuständigen kirchlichen Archiven unaufgefordert alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Die Entscheidung, wann Unterlagen zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden, liegt nach Maßgabe von Absatz 2 bei der anbietungspflichtigen Stelle. Die Anbietung erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der geltenden kirchlichen oder staatlichen Aufbewahrungsfristen. (2) Alle Unterlagen sind spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung beziehungsweise nach Schließung der Akte oder Erledigung des Geschäftsvorfalls dem zuständigen Archiv anzubieten, sofern kirchliche oder staatliche Rechtsvorschriften keine längeren Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen vorsehen. (3) Elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, sind in bestimmten Abständen ebenfalls zur Archivierung anzubieten. (4) Den zuständigen Archiven ist auf Verlangen zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in die Unterlagen, die dazu gehörigen Hilfsmittel sowie die ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Information und deren Nutzung notwendig sind, zu gewähren. (5) Anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen mit personenbezogenen Daten, die aufgrund datenschutzrechtlicher oder vergleichbarer Bestimmungen gelöscht werden müssten oder gelöscht werden könnten; Unterlagen mit personenbezogenen Daten, deren Speicherung bereits unzulässig war, sind besonders zu kennzeichnen. Für alle Unterlagen mit personenbezogenen Daten gelten besondere Sicherungsverpflichtungen, insbesondere im Hinblick auf § 7 Absatz 2, § 8 Absatz 3 und Absatz 6 sowie § 9 Absatz 3. In diesem Fall ersetzt die Archivierung die sonst erforderliche Löschung. (6) Anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen, die im Rahmen einer seelsorglichen Tätigkeit oder Beratung entstanden sind. Anzubieten und zu übergeben sind ferner Unterlagen, die als vertraulich oder geheim eingestuft sind. Die Verpflichtung zur Wahrung des Beichtgeheimnisses oder anderer gesetzlicher Geheimhaltungspflichten bleiben unberührt. (7) Die Archive legen die Modalitäten der Anbietung von Unterlagen im Einvernehmen mit den anbietungspflichtigen Stellen fest. (8) Über die Archivwürdigkeit entscheidet das zuständige Archiv unter Zugrundelegung fachlicher Kriterien nach Anhörung der anbietenden Stelle. Als archivwürdig bewertete Unterlagen werden innerhalb eines Jahres dem Archiv übergeben. (9) Wird über angebotene Unterlagen nicht innerhalb eines Jahres vom zuständigen Archiv entschieden, entfällt die Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung. Dem Anbieter obliegt es, ebenso wie im Fall von nicht archivwürdigen Unterlagen, die Unterlagen datenschutzgerecht zu entsorgen, wenn die einschlägigen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und weder andere Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange Betroffener entgegenstehen. § 7Verwahrung und Sicherung(1) Archivgut ist unveräußerlich. Die Möglichkeit zur Abgabe von Archivgut an andere kirchliche oder öffentliche Archive bleibt davon unberührt. (2) Archivgut ist auf Dauer zu erhalten und in jeder Hinsicht sicher zu verwahren. Die Archive haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung zu ergreifen. Für Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten oder einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen, gilt dies in besonderem Maße. Das Archivgut ist insbesondere vor unbefugtem Zugriff zu schützen und in Räumen zu verwahren, die den fachlichen Anforderungen entsprechen. (3) Rechtsansprüche Betroffener auf Löschung unzulässig gespeicherter personenbezogener Daten bleiben unberührt. Bei mehreren Betroffenen müssen alle Betroffenen einer Löschung zustimmen. Bestreitet ein Betroffener die Richtigkeit personenbezogener Daten im Archivgut und wird die Unrichtigkeit festgestellt, hat er einen Berichtigungsanspruch. (4) Eine Unterbringung in nichtkirchlichen (wie staatlichen, kommunalen oder privaten) Räumen ist nur nach Maßgabe von § 12 Absatz 2 zulässig. (5) Archivgut ist in seiner Entstehungsform zu erhalten, sofern dem keine archivfachlichen Belange entgegenstehen. Es ist nach archivfachlichen Erkenntnissen zu bearbeiten. In besonders begründeten Einzelfällen können die Archive Unterlagen, die als Archivgut übernommen wurden und deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, vernichten, wenn kirchliche Interessen oder schutzwürdige Interessen Betroffener nicht entgegenstehen. § 8Nutzung(1) Die Nutzung von Archivgut erfolgt nach Maßgabe dieser Anordnung und der auf ihrer Grundlage zu erlassenden Benutzungsordnung, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt wird. (2) Die Nutzung kann an Auflagen gebunden werden. Ein Anspruch auf eine bestimmte Form der Nutzung besteht nicht. (3) Die Nutzung ist ganz oder für Teile des Archivguts zu versagen, wenn
1. schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter, auch unter Berücksichtigung von § 9 Absatz 3, beeinträchtigt werden könnten,
2. der Erhaltungszustand des Archivguts eine Nutzung nicht zulässt,
3. eine Vorschrift über Geheimhaltung verletzt würde,
4. ein nicht vertretbarer Aufwand entstehen würde oder
5. Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Kirche gefährdet würde. (4) Gesetzliche Zugangsrechte und Vereinbarungen mit Eigentümern privaten Archivguts bleiben unberührt. (5) Betroffenen ist auf Antrag nach Maßgabe des kirchlichen Rechts (can. 487 § 2 und can. 491 § 3 CIC, § 13 KDO) und von Absatz 2 aus dem Archivgut Auskunft zu erteilen oder Einsicht in dieses zu gewähren, soweit es sich auf ihre Person bezieht. Die Entscheidung hierüber trifft das zuständige Archiv. (6) Die abliefernde Stelle bzw. ihre Funktions- und Rechtsnachfolger haben das Recht, Archivgut, das aus ihren Unterlagen gebildet wurde, zu nutzen. Dies gilt nicht für personenbezogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder gelöscht werden müssen. (7) Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet, von einem Druckwerk bzw. einer elektronischen Publikation im Sinne von § 3 Absatz 1 des Gesetzes über die Deutsche Nationalbibliothek in der jeweils geltenden Fassung, das unter wesentlicher Verwendung von Archivgut verfasst oder erstellt wurde, nach Erscheinen dem zuständigen Archiv unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich abzuliefern. § 9Schutzfristen(1) Die Schutzfristen werden ab dem Schlussdatum der jeweiligen Archivalieneinheit berechnet. (2) Die Nutzung von Archivgut, für das nachfolgend keine spezielle Regelung getroffen ist, ist zulässig nach Ablauf einer Schutzfrist von 40 Jahren. (3) Für Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), beträgt die Schutzfrist ebenfalls 40 Jahre. Sie endet jedoch nicht vor Ablauf von
1. 30 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der Letztverstorbenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv bekannt ist,
2. 120 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder der Geburt der Letztgeborenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv nicht bekannt ist,
3. 70 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes noch das Geburtsjahr der betroffenen Person oder einer der betroffenen Personen dem Archiv bekannt sind. (4) Für Archivgut, das besonderen kirchlichen oder staatlichen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, beträgt die Schutzfrist 60 Jahre. (5) Für bischöfliche Amtsakten und Nachlässe beträgt die Schutzfrist 60 Jahre. (6) Die Schutzfristen gelten nicht für solche Unterlagen, die bereits veröffentlicht wurden bzw. schon bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren. (7) Für personenbezogenes Archivgut betreffend Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sowie Personen der Zeitgeschichte gelten die Schutzfristen gemäß Absatz 3 nur, sofern deren Privatsphäre betroffen ist. (8) Die Schutzfristen gelten auch für die Nutzung durch kirchliche Stellen, sofern es sich nicht um die abliefernde Stelle handelt. § 10Verkürzung von Schutzfristen(1) Die Nutzung von Archivgut, das noch Schutzfristen unterliegt, kann in besonders begründeten Fällen auf Antrag durch den Ortsordinarius genehmigt werden, wenn
1. bei personenbezogenem Archivgut die Betroffenen schriftlich in die Nutzung eingewilligt haben, oder
2. die Nutzung zu benannten wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrnehmung rechtlichen Interesses erfolgt und dabei sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden, oder
3. dies im überwiegenden kirchlichen Interesse liegt. Bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten, deren Speicherung unzulässig war, ist eine Verkürzung von Schutzfristen unzulässig. (2) Anträge auf Verkürzung von Schutzfristen sind über das zuständige Archiv an den Ortsordinarius zu richten. Die Vorprüfung des Antrags übernimmt die Leitung des Diözesanarchivs, die ihrerseits Sachverständige beiziehen kann. Die Entscheidung des Ortsordinarius wird dem Antragsteller durch das Archiv mitgeteilt. (3) Einmal zugänglich gemachtes Archivgut ist auf begründeten Antrag unter Berücksichtigung der Voraussetzungen von Absatz 1 auch anderen Wissenschaftlern zugänglich zu machen. § 11VeröffentlichungDie Archive sind berechtigt, Archivgut sowie die dazugehörigen Findmittel unter Wahrung der schutzwürdigen Belange Betroffener und der Rechte Dritter zu veröffentlichen. § 8 Absatz 3, § 9 und § 10 gelten entsprechend. § 12Das Diözesanarchiv(1) Das Diözesanarchiv archiviert das Archivgut der (Erz-)Bischöflichen Kurie sowie der in § 1 genannten Stellen, die ihr Archivgut an das Diözesanarchiv übergeben haben. (2) Das Diözesanarchiv nimmt die Aufsicht des Diözesanbischofs über alle gemäß § 1 Absatz 1 zugeordneten kirchlichen Archive wahr. Im Rahmen dieser Fachaufsicht prüft oder veranlasst es die Prüfung der Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit der Archivierungsmaßnahmen (Art und Weise der Aufgabenerfüllung) und koordiniert im Rahmen der Geschäftsverteilung die erforderliche Einbindung weiterer Organisationseinheiten. Insbesondere bei Entscheidungen über die Unterbringung des Archivs, die Übergabe an ein anderes kirchliches Archiv, die Abgabe von Archivgut sowie bei größeren Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten und der Beauftragung ehrenamtlicher Personen ist das Diözesanarchiv gutachtlich hinzuzuziehen. Das Diözesanarchiv entscheidet, welche Instrumente der Fachaufsicht es einsetzt. (3) Das Diözesanarchiv wirkt bei der Festlegung von in der Kurie bzw. in der (Erz-)Diözese gültigen Austauschformen zur Archivierung elektronischer Dokumente mit. (4) Im Rahmen seiner Zuständigkeit berät das Diözesanarchiv die kirchliche Verwaltung bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung ihrer Unterlagen. (5) Innerhalb des Bistumsgebiets berät das Diözesanarchiv nach dem Belegenheitsprinzip in Fragen der Archivierung auch alle kirchlichen Archive, die nicht in den Geltungsbereich dieser Anordnung fallen. (6) Das Diözesanarchiv nimmt Aufgaben im Rahmen der archivarischen Aus- und Fortbildung wahr. § 13Andere kirchliche Archive(1) Andere kirchliche Archive sind die Archive der in § 1 Absatz 1 genannten Stellen mit Ausnahme des Diözesanarchivs. Sie archivieren ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit. (2) Die anderen Archive unterstehen der Fachaufsicht des Diözesanbischofs, die durch das Diözesanarchiv wahrgenommen wird. (3) Unter größtmöglicher Gewährleistung der Anforderungen dieser Anordnung können im Hinblick auf die Verhältnismäßigkeit des Aufwands gesonderte technische und organisatorische Maßnahmen nach § 14 Nr. 2 geregelt werden. Die Sicherung von Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten oder einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen, muss dabei in vollem Umfang gewährleistet bleiben. § 14ErmächtigungenDie zur Durchführung dieser Anordnung erforderlichen Regelungen trifft der Generalvikar. Er legt insbesondere fest: 1. Einzelheiten der Sicherung und Veröffentlichung sowie Nutzung des Archivguts einschließlich der für die Nutzung zu erhebenden Gebühren und Auslagen, 2. die gesonderten technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 13 Absatz 3. § 15InkrafttretenDiese Anordnung tritt am 1. März 2014 in Kraft. Gleichzeitig treten die Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche vom 05.10.1988 (veröffentlicht im Amtsblatt der Diözese Augsburg 1988, S. 709 ff.) und die Richtlinien für die Erhaltung und Verwaltung der kirchlichen Archive in Deutschland (1968) (veröffentlicht im Amtsblatt der Diözese Augsburg 1971, S. 150 ff.) außer Kraft. Augsburg, den 21. Februar 2014 Dr. Konrad Zdarsa
Bischof von Augsburg Veröffentlicht in:
Amtsblatt für die Diözese Augsburg, hrsg. vom Bischöflichen Ordinariat Augsburg,
124. Jg., Nr. 4 vom 18. März 2014, 220 - 229. Änderung veröffentlicht in:
Amtsblatt für die Diözese Augsburg, hrsg. vom Bischöflichen Ordinariat Augsburg,
125. Jg., Nr. 10 vom 1. Oktober 2015, 395.
Vom 21.06.2010 (ABl. 2010, Nr. 9, S. 275-278) Nach Maßgabe der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche (ABl 1989 S. 6 f.) erlässt das Bistum Augsburg folgende Benutzungsordnung: § 1 Geltungsbereich(1) Die Regelungen dieser Benutzungsordnung gelten für das Archiv des Bistums Augsburg. (2) Die für die Benutzung für Archivgut geltenden Vorschriften sind auf die Benutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln, Reproduktionen usw. entsprechend anzuwenden. § 2 Benutzungsberechtigte(1) Die Archivalien können nach Maßgabe der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche und dieser Benutzungsordnung von öffentlichen Stellen und von natürlichen und juristischen Personen genutzt werden. (2) Minderjährige Nutzer können nur bei Vorliegen einer schriftlichen Erlaubnis der Eltern zur Benutzung des Archivs zugelassen werden. § 3 BenutzungszweckDie Benutzung des Archivs ist nur durch Betroffene und durch Dritte bei Vorliegen eines berechtigten Interesses möglich. Ein berechtigtes Interesse ist in den in § 6 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche aufgeführten Fällen anzunehmen. Auf § 8 wird verwiesen. § 4 BenutzungsartenDie Benutzung kann erfolgen durch persönliche Einsichtnahme im Archiv, durch schriftliche Auskunft und Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken. Die Benutzungsart liegt im Ermessen des Archivs. § 5 Benutzungsantrag(1) Die Benutzung ist beim Archiv des Bistums Augsburg schriftlich zu beantragen. (2) Im Benutzungsantrag sind Name, Vorname, die Anschrift und Telefonnummer des Benutzers, gegebenenfalls Name und Anschrift des Auftraggebers, sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen. (3) Mit der Abgabe des Benutzungsantrages verpflichtet sich der Benutzer, die Benutzungsordnung einzuhalten. (4) Der Benutzer hat jederzeit die schutzwürdigen Belange Betroffener oder Dritter zu wahren. Die Verletzung solcher Belange kann zivil- oder strafrechtliche Folgen haben. (5) Der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen. (6) Bei schriftlichen oder fernmündlichen Auskünften kann auf einen förmlichen Benutzungsantrag verzichtet werden. § 6 BenutzungsgenehmigungJeder Benutzer hat beim Leiter des Archivs eine Genehmigung zur Benutzung von Archivbeständen einzuholen. Dabei sind der Zweck und der Gegenstand der Nachforschungen im Einzelnen genau anzugeben. Die Genehmigung gilt jeweils für das laufende Kalenderjahr, das im Benutzungsantrag eingetragene Benutzungsvorhaben und nur für den angegebenen Zweck. Die Benutzung zu nachweisbar kirchlich dienstlichen, rein wissenschaftlichen und heimatkundlichen Zwecken ist gebührenfrei. Wird die Benutzung zum Zweck eines wirtschaftlichen Gewinns durchgeführt, sind Gebühren nach der jeweils gültigen Gebührenordnung zu entrichten. § 7 Sondergenehmigung bei Antrag auf Verkürzung der SperrfristenFür wissenschaftliche Forschungen kann in begründeten Ausnahmefällen eine Sondergenehmigung zur Nutzung von Archivgut erteilt werden, das noch einer Sperre unterliegt. § 8 BenutzungsbeschränkungenDie Benutzung des Archivs kann versagt oder von Auflagen abhängig gemacht werden, wenn und soweit
die Ermittlung und Aushebung einen nicht vertretbaren Verwaltungsaufwand erfordert.
der betreffende Bestand nicht geordnet und verzeichnet ist.
der Erhaltungs- und Ordnungszustand des Archivgutes gefährdet würde.
der mit der Benutzung verfolgte Zweck durch Einsichtnahme in Reproduktionen oder Veröffentlichungen erreicht werden kann.
der Antragsteller nicht in der Lage ist, das Archivgut unabhängig von Hilfeleistungen durch das Archiv zu benutzen.
das Archivgut für andere Benutzer oder archiveigene Projekte bereitsteht.
Grund zu der Annahme besteht, dass das Interesse der Kirche gefährdet würde.
Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen.
§ 9 RechtschutzbestimmungenDer Benutzer verpflichtet sich, bei Veröffentlichungen aus dem Archivgut die Urheber- und die Persönlichkeitsrechte sowie den Schutz berechtigter Interessen Dritter zu wahren. Zuwiderhandlungen können die in § 5 Abs. 4 genannten und vom Benutzer zu tragenden Folgen haben. § 10 Benutzung im Archiv des Bistums Augsburg(1) Die Benutzung des Archivguts, der Bücher o. ä. findet nur in den dazu bestimmten Räumen des Archivs statt. (2) Die Benutzer haben sich mit allen auf die Benutzung bezüglichen Wünschen und Fragen nur an ihren Betreuer oder das Aufsichtspersonal zu wenden. Sie haben keinen Anspruch darauf, beim Lesen von Archivalien unterstützt zu werden. Im Benutzerraum sind überflüssige Gespräche und sonstige Störungen zu vermeiden. Essen und Trinken sind im Benutzerraum nicht gestattet. Rauchen ist in allen Bereichen des Archivs untersagt. (3) Handtaschen, Rucksäcke usw. und Garderobe sind in die dafür vorgesehenen Schränke im Vorraum des Archivs einzuschließen und dürfen nicht in den Benutzerraum mitgenommen werden. (4) Die gleichzeitige Benutzung einer größeren Anzahl von Archivalien und Büchern sowie die Beanspruchung von Arbeitsplatz über den eigenen Tisch hinaus sind nicht gestattet. Beim Verlassen des Benutzerraumes dürfen die benutzten Archivalien, Bücher usw. oder andere, dem Benutzer gehörige Gegenstände auf den Arbeitsplätzen nicht liegen gelassen werden. Alle dem Archiv gehörigen Dinge sind an der Archivalienausgabe abzugeben. Dabei ist anzugeben, ob die Benutzung beendet ist oder fortgesetzt werden soll. Eine weitere Bereitstellung benutzter Archivalien ist nur bei kürzerer Unterbrechung der Arbeit möglich. (5) Das Verleihen von Archivalien und Büchern ist zu anderen Zwecken als zu Ausstellungen grundsätzlich nicht möglich. (6) Die Benutzer sind verpflichtet, die Bücher und Archivalien mit größter Sorgfalt zu behandeln und ihre Ordnung zu erhalten. Die vorgelegten Schriftstücke müssen in derselben Reihenfolge und in demselben Zustand, wie sie ausgehändigt worden sind, wieder abgeliefert werden. In keinem Fall dürfen die Benutzer Schriftstücke, auch wenn sie ihrer Meinung nach an falscher Stelle eingefügt sein sollten, eigenmächtig umlegen. Jedoch werden Hinweise auf solche oder ähnliche Unstimmigkeiten oder Schäden vom Aufsichtspersonal gerne entgegengenommen. Vermerke, Striche oder Zeichen irgendwelcher Art auf und an den Archivalien anzubringen, ist streng untersagt. Im Benutzerraum sind als Hilfsmittel nur Bleistift und tragbare Computer erlaubt. Das Fotografieren und Einscannen, das Durchzeichnen von Schriftzügen und die Anfertigung von Siegelabdrücken durch den Benutzer sind verboten. Es ist untersagt, die Archivalien und Bücher als Schreibunterlage zu benutzen und geöffnete Bücher und Archivalien aufeinander zu legen. (7) Das Mitbringen von Tieren ist untersagt. (8) Für die Bestellung von Archivalien und Büchern sind die Vordrucke auszufüllen. Verfilmte Bestände werden grundsätzlich nicht im Original vorgelegt. Filme von Matrikeln werden immer nur für eine Pfarrei ausgegeben. Veröffentlicht in:
Amtsblatt für die Diözese Augsburg, hrsg. vom Bischöflichen Ordinariat Augsburg,
120. Jg., Nr. 9 vom 21. Juni 2010, 275 - 278.
Amtsblatt für die Diözese Augsburg, hrsg. vom Bischöflichen Ordinariat Augsburg,
120. Jg., Nr. 9 vom 21. Juni 2010, 275 - 278.
Vom 13.09.2013 (ABl. 2013, Nr. 13, S. 373–376) Nach gemeinsamem Beschluss der bayerischen Bistumsarchive vom 20.03.2013 und nach Beratung am 24.06.2013 in der bayerischen Generalvikarkonferenz wird aufgrund § 6 (5) der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche folgende Verordnung über die Benutzungsgebühren und Sachkosten der Diözesanarchive zum 01.01.2014 erlassen. Die Gebührenordnung vom 1. Januar 2007 wird hiermit aufgehoben. § 1 GebührenpflichtFür die Inanspruchnahme des Archivs werden Gebühren und Auslagenerstattungen nach folgender Ordnung erhoben. § 2 Gebührensätze 1. Grundsätzliches
Grundsätzlich gelten für die Nutzung des Archivs folgende Pauschalsätze:
a. für einen Tag
€
7,00
b. für eine Woche
€
25,00
Diese Grundgebühr beinhaltet zwei Aushebungen pro Tag. Jede weitere Vorlage wird mit € 1,50 berechnet. Selbständiges Arbeiten wird dabei vorausgesetzt.
2. Auskunftstätigkeiten Für die Erteilung mündlicher und schriftlicher Fachauskünfte, die Erstellung von Gutachten und für sonstige Tätigkeiten betragen die Gebühren bei Beanspruchung
a. einer wissenschaftlichen Fachkraft (höherer Dienst)
€
40,00
b. einer geprüften Fachkraft (gehobener Dienst)
€
35,00
c. einer Verwaltungskraft (mittlerer oder einfacher Dienst)
€
20,00
je Halbstunde Zeitaufwand.
Eine angefangene halbe Stunde wird als volle Halbstunde gerechnet.
3. Siegelung, Beglaubigung
a. Ausstellung einer Urkunde mit Siegel
€
10,00
b. Beglaubigung
€
8,00
c. Beglaubigung einer Kopie eines Pfarrmatrikeleintrages
€
6,00
4. Analoge und digitale Kopien Die nachstehenden Gebühren gelten nur insoweit, als die technischen Einrichtungen im Archiv vorhanden sind. Ansonsten wird der dem Archiv tatsächlich entstehende Aufwand weiter verrechnet. 4.1. Papierkopien
Kopie DIN A 4
(schwarz/weiß)
€
1,00
(farbig)
€
2,00
Kopie DIN A 3
(schwarz/weiß)
€
2,00
(farbig)
€
2,40
Readerprinter-, Scannerkopie vom Mikrofiche/-film
A 4
€
3,00
A 3
€
4,50
4.2. Digitalisate
Digitalisat
€
10,00
Speichern auf Datenträger (pro Datenträger)
€
5,00
5. Übermittlung, sonstige Auslagen, Zuschläge Die Kosten für Porto und Verpackung werden gesondert berechnet. Alle weiteren Auslagen, wie Versicherungsauslagen, Bankspesen sowie eventuell anfallende Mahnkosten gehen zu Lasten des Benutzers. Als Ersatz für die Bankspesen bei Überweisung bzw. Scheckeinreichung aus dem Ausland wird eine Pauschalgebühr von € 10,00 erhoben. Der Mindestbetrag je Rechnung (ohne Porto und Verpackung) beträgt € 5,00
Bei Barzahlung ist kein Mindestbetrag anzusetzen. Digitalaufnahmen werden grundsätzlich auf dem Postweg entweder als Papierausdruck oder auf Datenträger versandt. § 3 Wiedergabe von Archivgut 1) Veröffentlichung von Reproduktionen (zuzüglich der Gebühren für deren Anfertigung) in Druckerzeugnissen oder auf elektronischen Datenträgern a. einmalig € 40,00 b. unbeschränkt € 120,00 2) a. Wiedergabe von Filmmaterial (pro Sekunde) € 15,00 b. Wiedergabe von Tonaufnahmen (pro Minute) € 14,00 3) Onlinestellung von Bilddatei (max. 150dpi) € 80,00 Film (pro Sekunde) € 100,00 Tonaufnahme (pro Minute) € 90,00 § 4 Gebührenbefreiung1) Gebühren nach § 2 Abs. 1 und 2 werden nicht erhoben bei Inanspruchnahme a. für nachweisbar wissenschaftliche und heimatkundliche Zwecke b. für Forschungen durch Einrichtungen oder im Auftrag der katholischen Kirche und der evangelisch-lutherischen Landeskirche c. durch staatliche und kommunale Stellen, soweit die Benutzung in eigener Sache erfolgt und Gegenseitigkeit gewährt wird. 2) Bei Vorliegen eines öffentlichen oder kirchlichen Interesses können die Gebühren nach § 3 ermäßigt oder erlassen werden. § 5 Fälligkeit – Vorschüsse - Eilaufträge1. Die Gebühren und Auslagen werden mit dem Tätigwerden des Archivs fällig. 2. Das Archiv kann angemessene Vorschüsse auf die Gebühren und Auslagen verlangen und sein Tätigwerden von der Bezahlung der Gebühren abhängig machen. 3. Eilige Aufträge können in besonderen Fällen nach Absprache kurzfristig erledigt werden und werden mit einem Aufschlag von 50% belegt. Veröffentlicht in:
Amtsblatt für die Diözese Augsburg, hrsg. vom Bischöflichen Ordinariat Augsburg,
123. Jg., Nr. 13 vom 13. September 2013, 373 – 376.
Bei Barzahlung ist kein Mindestbetrag anzusetzen. Digitalaufnahmen werden grundsätzlich auf dem Postweg entweder als Papierausdruck oder auf Datenträger versandt. § 3 Wiedergabe von Archivgut 1) Veröffentlichung von Reproduktionen (zuzüglich der Gebühren für deren Anfertigung) in Druckerzeugnissen oder auf elektronischen Datenträgern a. einmalig € 40,00 b. unbeschränkt € 120,00 2) a. Wiedergabe von Filmmaterial (pro Sekunde) € 15,00 b. Wiedergabe von Tonaufnahmen (pro Minute) € 14,00 3) Onlinestellung von Bilddatei (max. 150dpi) € 80,00 Film (pro Sekunde) € 100,00 Tonaufnahme (pro Minute) € 90,00 § 4 Gebührenbefreiung1) Gebühren nach § 2 Abs. 1 und 2 werden nicht erhoben bei Inanspruchnahme a. für nachweisbar wissenschaftliche und heimatkundliche Zwecke b. für Forschungen durch Einrichtungen oder im Auftrag der katholischen Kirche und der evangelisch-lutherischen Landeskirche c. durch staatliche und kommunale Stellen, soweit die Benutzung in eigener Sache erfolgt und Gegenseitigkeit gewährt wird. 2) Bei Vorliegen eines öffentlichen oder kirchlichen Interesses können die Gebühren nach § 3 ermäßigt oder erlassen werden. § 5 Fälligkeit – Vorschüsse - Eilaufträge1. Die Gebühren und Auslagen werden mit dem Tätigwerden des Archivs fällig. 2. Das Archiv kann angemessene Vorschüsse auf die Gebühren und Auslagen verlangen und sein Tätigwerden von der Bezahlung der Gebühren abhängig machen. 3. Eilige Aufträge können in besonderen Fällen nach Absprache kurzfristig erledigt werden und werden mit einem Aufschlag von 50% belegt. Veröffentlicht in:
Amtsblatt für die Diözese Augsburg, hrsg. vom Bischöflichen Ordinariat Augsburg,
123. Jg., Nr. 13 vom 13. September 2013, 373 – 376.